Auf dem Weg in die Digitalisierung war es eigentlich nur eine Frage der Zeit bis zur E-Akte und einer revisionssicheren Archivierung bis zu 11 Jahren.  Durch die gesetzliche Verordnung der EU- Richtlinie 2014/55, in der auch die E-Rechnung zur Gesetzesgrundlage zum 01.01.2018 gemacht wurde und ab November 2018 verpflichtend für alle öffentlichen Einrichtungen, sowohl auf Bundes- als auch Landesebene ist. Dies bedeutet für viele Unternehmen, Institute und Kleinunternehmen, die direkt oder auch indirekt mit öffentlichen Einrichtungen geschäftliche Verbindungen pflegen, ihre Rechnungen in elektronischer Form übertragen müssen. Ab November 2019 müssen von diesem Zeitpunkt an öffentliche Auftraggeber Rechnungen als sogenannte XRechnung in elektronischer Form empfangen können. Dabei ist folgendes zu beachten, dass es nicht zulässig ist, die elektronische Rechnung auszudrucken und anschließend als Papierrechnung weiterzuverarbeiten – dies stellt nach den GoBD´einen unzulässigen Medienbruch dar und könnte im Extremfall zur Verwerfung der Buchführung führen. Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Bei XRechnungen sind dies strukturierte Daten ohne bildliche Darstellung der Rechnung (also kein einfaches PDF). Ein Ausdruck ist damit zur Rechnungsprüfung nicht möglich, da die Mitarbeiter den Maschinencode lesen müssten. Letztlich kommt diese Verpflichtung aber für alle. Dazu gehören ebenso Schulen, Kindergärten, Krankenhäuser, sowie Rettungsdienste und Feuerwehr, wie auch der Handwerker um die Ecke.  Es bedarf wohl keiner Diskussion, dass Unternehmen sich fragen müssen, ob man eigene technische Voraussetzungen zur Umsetzung der Prozesse und der Bearbeitung anschafft oder sein Personal einbindet, um alle unterschiedlichen Rechnungsportale seiner Rechnungsempfänger an die das Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form fakturiert und somit weitere Kosten durch Aufstockung neuen Personals verursacht.